A razão pela qual eu pesquiso sobre produtividade é simples. Penso que uma vida produtiva é igual a uma vida feliz.
Além disso, se for mais produtivo do que a média das pessoas, avançará mais rapidamente na sua carreira. Aprende-se mais. Você faz mais. E acabamos por ser mais recompensados.
Ora, produtividade é um termo muito genérico. Pessoalmente, prefiro usar a palavra eficácia.
Porque produtividade não significa necessariamente que se façam as coisas certas. Significa apenas que se faz um monte de coisas. Mas não é isso que importa.
Eficácia, porém, refere-se a conseguir fazer as coisas certas. É basicamente uma palavra educada para “fazer as coisas certas”.
E se quiser fazer bem o seu trabalho, ganhar dinheiro, viver uma vida com sentido, aprender competências, tem de fazer coisas varias coisas muitas coisas.
Mas os resultados são o mais importante.
Podes trabalhar 50 horas por semana, mas se não tiveres um crescimento pessoal, emocional, financeiro, não és eficaz.
As pessoas perguntam-me muitas vezes: “por onde começo? Para responder a essa pergunta, quero partilhar um exercício que utilizo com as pessoas com quem falo no meu podcast, ou no meu canal do youtube sobre melhorar a sua eficácia.
É um exercício que aprendi com Peter Drucker’s no Livro “O Gestor Eficaz”. Para mim, Drucker é o primeiro e melhor pensador quando se trata de eficácia para os trabalhadores do conhecimento.
Muitos dos livros, artigos, ferramentas de produtividade e aplicações de produtividade que se vêem hoje em dia são, de certa forma, influenciados por Drucker.
Por exemplo, o termo “trabalho profundo” (cunhado por Cal Newport) é actualmente muito popular. Mas se ler O Gestor Eficaz, que foi escrito em 1967, Drucker fala do mesmo conceito.
Ele diz que se você quer fazer as coisas, você tem que alocar grandes pedaços de tempo (ininterrupto) para o seu trabalho. Drucker diz:
“Para ser eficaz, todos os trabalhadores do conhecimento, e especialmente todos os executivos, precisam de ser capazes de dispor de tempo em pedaços bastante grandes. Ter pequenos intervalos de tempo à sua disposição não será suficiente, mesmo que o total seja um número impressionante de horas”.
Como podem ver, o meu apreço pelo Drucker é profundo. É por isso que li muito do seu trabalho, e também o aplico na minha vida e no meu trabalho.
O que vão encontrar a seguir é um simples exercício do O Gestor Eficaz (que modifiquei ligeiramente para facilitar) que podem aplicar para se tornarem mais eficazes.
Passo 1: Conheça o Seu Tempo
Ouço muitas vezes as pessoas dizerem: “Eu não sei o que se passa comigo. Continuo a procrastinar”.
A minha pergunta é: “Conhece o seu tempo?”
Se não medir o seu tempo, é difícil parar de procrastinar ou melhorar a sua produtividade. Porque se quer gerir melhor o seu tempo, tem de saber onde ele vai primeiro.
A sua memória não é suficiente. Se eu lhe perguntasse o que estava a fazer exactamente uma semana, teria uma resposta? Aí tem.
Como é que sabe o seu tempo? Mantenha um registo de actividade.
Antes mesmo de ter uma sessão real com os clientes, peço-lhes frequentemente que guardem um registo de actividades durante duas semanas. Um registo de actividades é exactamente o que imagina, um registo hora a hora do que está a fazer ao longo do dia.
O método específico que utiliza para a sua caderneta de actividades não importa. A única coisa que importa é que você quer manter um registo durante pelo menos duas semanas. De preferência, você quer um mês inteiro de actividades registadas.
Eu apenas guardo uma caneta e um bloco de notas na minha secretária e todas as horas escrevo o tempo e o que fiz durante a última hora. É importante manter o bloco de notas visível, para não se esquecer.
Etapa 2: Identificar o trabalho não produtivo
Este passo é, na verdade, muito simples. Tenho apenas uma pergunta a fazer-lhe:
“Percorra todas as actividades recorrentes no seu diário de bordo, uma a uma. O que aconteceria se parasses de as fazer?”
Se a resposta for: “Todo o inferno se solta”. Não mude nada.
Mas se a sua resposta for: “Nada aconteceria”. Bateu no ouro.
Todos nós fazemos actividades que têm o regresso de ZERO. Eu chamo a essas actividades “tempo perdido, óbvio ne”.
Passo 3: Eliminar os Desperdícios de Tempo
Boom. É isso mesmo. Saiba para onde vai o seu tempo. Identifique as tarefas críticas a partir das tarefas triviais da sua vida. E reduza as tarefas triviais, que são as que perdem tempo.
“Assim tão simples?” Sim.
Se quiser ser uma pessoa super-eficaz, mantenha regularmente um registo. Não é necessário manter um diário de bordo durante 365 dias por ano.
Em vez disso, faça dois trechos de duas ou três semanas por ano. Isso é suficiente para acompanhar o seu tempo e identificar novos períodos de tempo.
Além disso, o benefício adicional de um exercício tão simples é que o obriga a pensar na sua rotina diária.
Muitas vezes, iniciamos actividades que desperdiçam tempo, e tornam-se hábitos. E se não tomarmos consciência do comportamento inútil, é difícil quebrar esses maus hábitos.
Descobri que este exercício é uma das coisas mais poderosas na produtividade.
Comece agora.
O seu diário de actividades provavelmente seá algo parecido com isto:
(inserir tempo) – Ler o artigo do Marco Rocha sobre manter um registo de tempo e iniciar o meu próprio registo de tempo.
(inserir tempo) – Desliguei o meu telefone e voltei para (o que quer que estivesse a trabalhar).
(inserir hora) – Pesquisei as notícias, Facebook, Instagram. E vi os vídeos do YouTube. (Seja honesto consigo mesmo, as merdas acontecem).
(insira a hora) – Respondeu aos e-mails.
Óptimo.
Estou feliz por ver que começaste.
Agora continua por mais duas semanas.